イベント運営の人手不足を解消する！受付スタッフを削減する入場管理システムとは
「毎回数百人の派遣スタッフを手配するのが大変…」「当日のドタキャンや操作ミスに振り回されている」このように、イベント運営における深刻な人手不足や、現場のマネジメントに頭を抱える主催者の方は多いのではないでしょうか。QRコードのもぎりや身分証の目視確認など、人に依存した入場管理は膨大なコストを生みます。この記事では、顔認証システムを活用して受付スタッフを削減する方法について解説します。
イベントの受付効率化や入場管理システムの全体像についてはこちらの記事をご覧ください。
イベント運営の人手不足は深刻！？受付スタッフにまつわる3つの課題
少子高齢化に伴い、あらゆる業界で深刻な人手不足が叫ばれていますが、短期間で大量の人員を必要とする大型イベントの運営においては、まさに死活問題です。ここでは、受付スタッフにまつわる3つの課題について解説します。
採用・教育コストと当日の欠勤リスク
毎回数百人のスタッフを確保するためには、派遣会社へ支払う高いマージンや、求人広告費といった莫大な「採用コスト」がかかります。さらに、集めた短期アルバイトに対して、当日短い時間でマニュアルを読み込ませ、オペレーションを教え込む「教育コスト」も無視できません。
なにより運営側にとって最大の恐怖は、当日の「無断欠勤」です。「予定していた人数の2割が来ない」といった事態が起きれば、入場ゲートはたちまちパンクし、イベント開始前から取り返しのつかない大混乱を招いてしまいます。
もぎりミスと対応品質のバラつき
電子チケットが普及しても、画面をスワイプする「電子もぎり」や、専用端末での読み取りは、結局アルバイトスタッフの手作業に依存しています。「誤って別のお客様のチケットをもぎってしまった」「操作を間違えて列を止めてしまった」というトラブルは日常茶飯事です。
また、短期アルバイトは一人一人のモチベーションの差が激しく、スタッフの接客態度が悪いだけで、来場者の「イベントに対する第一印象」が最悪なものになってしまうという、ブランド価値を下げるリスクも常に抱えています。
スマホの操作サポート
現在の入場ゲートにおいて、スタッフは本来の「チケット確認」ではなく、来場者の「スマホの操作サポート」に最も時間を奪われています。 「アプリのログイン方法が分からない」「画面が暗くて読み取れない」「通信制限でQRコードが出ない」とパニックになる来場者に対し、スタッフが一人一人操作方法やWi-Fiの設定を案内しなければなりません。これでは列が全く進まないため、クレームを防ぐために「さらにスタッフの人数を増員しなければならない」という、本末転倒な悪循環に陥っているのです。
イベント運営で電子チケットが受付スタッフの削減につながらない理由とは？
ペーパーレス化によってチケットの利便性は大きく向上しました。しかし、イベント当日の入場ゲートにおける「人手不足」は一向に解消されていません。なぜ電子チケットを導入しても現場のスタッフを減らせないのか、その理由について解説します。
1対1の構造が問題
QRコードや電子チケット最大の限界は、来場者1人に対してスタッフが1人必要になる「1対1の構造」にあります。
キックオフや開演前のラッシュをスムーズにさばくためには、入場レーンの数を増やすしかありません。しかし、レーンを20個作れば、最低でも20人のスタッフがそこに張り付くことになります。交代要員や誘導係を含めれば、その数はさらに膨らみます。システム側で複数人を同時に処理できない限り、レーン数＝スタッフ数という縛りから抜け出せず、物理的に人員を減らすことは不可能なのです。
手作業がなくならない
デジタルチケットになっても、来場者が提示したスマホの画面をスタッフが指でスワイプする「電子もぎり」や、専用のハンディスキャナーをかざして読み取る「作業」はそのまま残っています。
これは、紙のチケットをちぎっていた手作業が、端末の操作に置き換わっただけに過ぎません。結局のところ、入場処理を完了させるために「人の手」を動かさなければならないため、この作業自体がシステムによって全自動化されない限り、どれだけアプリが進化しても現場のスタッフ削減には繋がらないのです。
エラー対応と目視確認でさらに人員増
電子チケットならではの弱点が、さらなる人手不足を引き起こします。通信障害でQRコードが出ない、画面が暗くて読み取れないといったトラブルが頻発するため、通常の受付係とは別に「デジタルトラブルの案内要員」を配置しなければなりません。
さらに、不正転売を防ぐために身分証の「目視確認」を導入した場合、一人ひとりの顔と名前を見比べるための人員が大量に必要になります。システムの穴を「人の力」で埋めようとした結果、皮肉なことに紙チケット時代よりも多くのスタッフが必要になっているのが現在のイベント運営の現実です。
イベント運営の受付スタッフを大幅に削減！顔認証システムで叶えよう
このような入場ゲートの常識を覆すのが、顔認証システム「オープンセサミ」です。ここでは、オープンセサミを使ってイベント運営の受付スタッフを大幅に削減する方法をご紹介します。
「もぎり」と「本人確認」をAIが全自動化
オープンセサミの最大の強みは、来場者の顔をAIカメラが瞬時に検知し、本人確認と入場処理を全自動で行う点にあります。
電子チケット時代には必須だった「スマホの画面をスワイプする係」や、転売防止のための「顔写真付き身分証を目視で確認する係」は完全に不要となります。1つの入場口に対して役割ごとに複数人張り付いていたスタッフを削り、業務をシステムに一任することができます。
無人化ではなく「1レーン1名」のサポート体制
システムを導入したからといって、現場のスタッフが「完全にゼロ」になるわけではありません。オープンセサミの運用においては、顔認証がうまく通らなかった方や、事前の顔登録を忘れてしまった方への対応を行うため、最低でも「1レーンにつき1名のスタッフ」は配置するのが基本ルールです。
しかし、このスタッフはもはや「全員のチケットを確認する作業員」ではありません。普段はスムーズに流れる列を見守り、イレギュラーが発生した時だけ対応する「サポーター」へと役割が変わります。全員を処理するプレッシャーから解放されるため、スタッフの精神的・肉体的な疲労が軽減され、対応品質の向上にも繋がります。
処理スピードを上げることで「総レーン数」を削減
「1レーンに1名配置するなら、結局人は減らないのでは？」と思われるかもしれません。ここでポイントになるのが、オープンセサミのウォークスルー認証（3ｍ手前から認証可能・最大5人同時認証可能・わずか0.6秒の認証速度）による圧倒的な処理スピードです。
1レーンあたりの通過人数が従来のQRコードもぎりに比べて飛躍的に向上するため、これまで混雑をさばくために「大量のレーン」を開けざるを得なかった状況から、より少ないレーン数での運用が期待できるようになります。システムによって1レーンあたりの処理能力を極限まで高め、結果的に「イベント全体で手配する総スタッフ数」を抑えること。これこそが、顔認証システムを使ってイベント運営の受付スタッフを削減するための仕組みなのです。
コスト削減だけじゃない！イベント運営は「監視」から「おもてなし」へ
顔認証システムによる省人化は、単なる人件費のカットではありません。システムに任せられる単純作業を手放すことで、人にしかできない「おもてなし」にリソースを集中させ、イベント全体の価値を高めることができます。ここでは、顔認証システムを導入することでできる来場者への「おもてなし」について具体的に紹介します。
ファンサービスへの投資
入場ゲートに数十人単位で張り付いていた「もぎり」や「身分証確認」のスタッフを削減できた分、その人員を別の重要なポジションへ再配置することが可能になります。
例えば、長蛇の列ができやすい「公式グッズの販売ブース」にスタッフを手厚く配置して売上機会の損失を防いだり、会場内で座席が分からず困っているお客様をサポートする「案内係」を増員したりすることができます。利益に直結する部門や、ファンサービスに直接関わる部門へ人員をシフトすることで、イベント全体の満足度を大きく引き上げることができます。
接客クオリティの向上
これまでの入場ゲートのスタッフは、「開演までに全員をさばかなければならない」「偽造身分証を見逃してはいけない」という強烈なプレッシャーと闘っていました。疲労とストレスから、どうしても接客態度は事務的になり、時にはクレームに発展することもありました。
しかし、顔認証システムが本人確認を全自動で行ってくれれば、スタッフはその重圧から解放されます。システムのエラー時のみ対応すればよいため、スタッフに精神的なゆとりが生まれ、来場者一人ひとりに対して笑顔で丁寧な対応ができるようになります。
ワクワク感を高める入場ゲートへ
イベントの入場ゲートは、「非日常の世界へ足を踏み入れる入口」です。しかし、厳格なチケット・身分証の確認で来場者を疑いの目で見つめるゲートは、イベントの楽しい雰囲気を壊してしまうリスクがありました。
ウォークスルー顔認証によって立ち止まることなくスムーズに通過できるようになれば、ゲートに立つスタッフの役割は「チケットの監視員」から、来場者を笑顔で出迎える「コンシェルジュ」へと変わります。スタッフが「こんにちは、楽しんできてください！」というおもてなしの心で来場者と接することで、来場者のワクワク感は入場ゲートを通る瞬間から最高潮に達するのです。
イベント運営の人手不足を解消するならオープンセサミ！受付スタッフの削減が叶う
あらゆる業界で人手不足が叫ばれる中、イベント運営における「受付スタッフの確保」は今後さらに難易度を増していく避けられない課題です。毎回数百人規模のアルバイトを手配し、人に依存したもぎりや目視確認を続ける従来のゲート運用は、もはや限界を迎えています。
顔認証システム「オープンセサミ」は、この「1対1の構造的な限界」を、本人確認の全自動化で解決します。1レーンあたりの処理能力を高めることで、必要なレーン数と手配する総スタッフ数を大幅に圧縮。莫大な人件費を削減するだけでなく、浮いた人員を「おもてなし」や「物販」へと還元することが可能になります。
毎回の受付スタッフの手配コストや教育、当日の欠勤やトラブル対応にお悩みの主催者・ディレクターの皆様は、イベントの利益率と顧客満足度を同時に引き上げる「オープンセサミ」の導入をぜひご検討ください。