オフィスのICカード紛失が怖い？顔認証でなりすましを防止しセキュリティを強化しよう
オフィスのセキュリティ管理にICカードを使っている企業は多いですが、「社員がカードを紛失した」という連絡は、総務担当者にとって決して珍しくない出来事です。再発行の手続きをして、費用を処理して、本人に渡して——一見小さな作業に思えますが、これが積み重なると担当者の負担は無視できないものになります。さらに、紛失したカードがどこに行ったかが分からない以上、セキュリティは低下したままになってしまいます。
この記事では、顔認証システムを導入することでなりすましを防止し、オフィスのセキュリティを強化する方法について解説します。
オフィスへ顔認証システムを導入することの全体的なメリットについてはこちらの記事をご覧ください。
オフィスでICカードを紛失すると実はこんなに大変！
ICカードを紛失してしまうと、二つの問題が同時に浮かび上がってきます。一つは再発行という事務的な負担、もう一つはセキュリティの低下です。どちらも「たかがカード一枚」では済まない影響があります。ここでは、オフィスでICカードを紛失すると起こる問題について具体的に解説します。
再発行の手間と費用がかかる
ICカードを紛失した社員は、まず総務担当者に報告しなければなりません。担当者はカードを無効化し、新しいカードを発行する手続きを行います。発行には時間がかかる場合もあり、その間は仮の入室手段を用意しなければならなくなることもあります。再発行にはカード代や手続きの工数がかかります。
社員数が多い企業ほど、紛失は頻繁に起きます。月に数件の再発行対応が続くと、それだけで担当者の業務時間がじわじわと削られていきます。紛失のたびにこの対応が必要になってくることの大変さは、ICカードを運用するうえで見えにくく、あまり知られていない場合もあります。
セキュリティが低下してしまう
カードを無効化するまでの間、そのカードは有効なままオフィスのどこかに存在しています。落とした場所が社内であれば拾った人間が、社外であれば全くの第三者がそのカードを手にしている可能性があります。カードを拾った人間がオフィスの場所を知っていれば、あるいは調べることができれば、そのカードを使って入室できてしまいます。
問題は、紛失からカードの無効化までにタイムラグが生じることです。社員が紛失に気づかないまま数時間、あるいは数日が経過するケースもあります。その間、オフィスへの不正侵入を防ぐ手段はありません。セキュリティが低下している状態が続いていても、担当者にはそれを知る方法がないのです。紛失という一つの出来事によって、いつ・誰が・どこから侵入したかを把握できない状況になってしまうことは大きな問題です。
ICカードの限界！貸し借りによるなりすましの実態とは
ICカードの問題は、紛失だけではありません。日常的に行われている「貸し借り」にもまた、問題が多く潜んでいます。悪意のある行為とは限らないからこそ、見過ごされやすく、対策が後回しになりがちな問題です。ここでは、ICカードで可能になってしまう「なりすまし」の実態について解説します。
カードの貸し借りによって入退室記録が無意味に
「カードを家に忘れてきた」「カードが見当たらない」——そんなとき、同僚に頼んで一緒に入室してもらったり、カードを一時的に借りたりした経験がある社員は少なくないはずです。本人にとっては小さなことでも、管理の側からすると重大な問題が生じています。
入退室記録は、誰がいつオフィスに入り、いつ退室したかを把握するためのものです。しかしカードの貸し借りをしてしまうと、その記録は実態とずれていきます。システム上はAさんが午前9時に入室したことになっていても、実際に入室したのはBさんかもしれません。こうしたことが積み重なると、入退室記録は「誰が実際にいたか」を証明することがだんだんできなくなっていきます。
万が一オフィス内で問題や事件が起きたとき、入退室記録は重要な手がかりになります。しかしその記録が間違っていると、調査自体ができなくなってしまいます。普段は問題がないように見えても、いざというときに記録が役に立たないと、セキュリティ管理の土台そのものを崩すことになります。
カードがあれば誰でも本人になれてしまう
ICカードが抱える問題は、「カードを持っている人間を本人とみなす」という仕組みそのものにあります。カードは本人と紐づいていますが、物理的には誰でも持ち運べます。つまりカードさえ手に入れれば、登録された社員に成り代わってオフィスに入室できてしまいます。
これは悪意のある第三者だけの話ではありません。退職した元社員がカードを返却しないまま持ち続けているケース、取引先の担当者が社員からカードを預かったままになっているケース——こうした状況は、管理が行き届いていない企業では現実に起きています。いずれの場合も、本来入室する権限のない人間がオフィスに入れてしまうという点では同じ問題です。
カードを持つ人間が増えれば増えるほど、誰がどのカードを持っているかの把握は難しくなります。社員証とICカードが一体化している場合、紛失や貸し借りのリスクはさらに高まります。ICカードによる入退室管理は、「全員がカードをきちんと管理している」という前提の上に成り立っています。しかしその前提を守り続けることは、オフィスの規模が大きくなるほど難しくなっていきます。
顔認証で実現可能！オフィスでのなりすまし防止とセキュリティ強化
ICカードが抱える紛失・貸し借り・なりすましといった問題は、いずれも「カードという物を使って認証している」ことが原因です。顔認証はその仕組みを変えます。認証の手段が「物」ではなく「人の顔」になることで、これまでの問題をまとめて解決できます。ここでは、顔認証で実現できることについて解説します。
「顔」は盗めない・貸せない
ICカードは紛失したり他人に貸したりができてしまいます。暗証番号は他人に教えることが可能です。しかし顔は、物理的に盗むことも、他人に貸すことも、誰かに教えることもできません。顔認証が「なりすまし防止」において強い理由は、認証の手段が本人の身体と切り離せないからです。
登録された本人がその場にいなければ、認証は成立しません。カードを借りて入室する、という行為そのものが不可能になります。退職者の顔データをシステムから削除すれば、その瞬間から入室できなくなります。カードの回収を忘れた、返却されていないといった問題は起きません。そういう理由で、顔認証システムによる「誰が実際に入室したか」という入退室記録は、ICカードの記録と比べると信頼できるものであることが分かります。
物理的な鍵やカードを持つ必要がない
顔認証を導入すると、社員はオフィスに入室するために何も持ち歩く必要がなくなります。カードを財布に入れておく必要も、スマートフォンを取り出す必要もありません。顔をカメラに向けるだけで入室が完了します。
「カードを忘れた」「カードが見当たらない」というトラブルはそもそも発生しなくなります。出社時にカードを探す手間も、カードを忘れたことに気づいて引き返す手間もなくなります。社員にとっては小さなストレスの解消ですが、毎日繰り返されることを考えると、積み重なる効果は思いのほか大きいのです。物を持たなくて良いので、朝の出勤が今よりスマートでスムーズなものに変わることでしょう。
再発行にかかるコストがなくなる
ICカードの運用には、再発行というコストがついてまわります。顔認証にはそのコストがありません。一度顔データを登録すれば、それ以降に再発行という概念そのものが存在しなくなります。
顔はなくすことがありません。顔が盗まれることもありません。再発行の申請を受け付け、手続きをして、新しいカードを渡すという一連の作業が丸ごとなくなります。担当者がこの対応に費やしていた時間は、そのまま他の業務に使えるようになります。カード1枚あたりの再発行費用は小さく見えても、年間を通じて積み上がる件数と対応工数を合算すると、無視できないコストになっているはずです。顔認証へ移行することで、そのコストを完全になくすことができます。
オフィスのセキュリティ強化ならオープンセサミ！顔認証でなりすまし防止が可能
ICカードの紛失やなりすまし、貸し借りによる入退室記録の信頼性低下——これらはいずれも、「物で認証する」という仕組みから出てくる問題です。顔認証に切り替えることで、こうした問題を解決し、オフィスのセキュリティを一段階引き上げることが可能です。
カードの再発行対応、退職者のカード回収、暗証番号変更を知らせるといった管理業務も顔認証システムを導入すれば大幅に削減できます。総務・人事担当者が繰り返しの事務作業に費やしていた時間を、より重要な業務に充てられるようになります。
オープンセサミの顔認証システムは、認証速度0.6秒・認証率99.99%以上という精度で、登録された本人のみが確実に入室できます。オフィスのセキュリティ強化を検討している、またはICカードの管理に悩んでいるご担当者は、まずオープンセサミへお問い合わせください。導入の相談・見積もりは無料で受け付けています。