コワーキングスペースを無人化？入退室管理・利用時間把握を顔認証で解決
コワーキングスペースやシェアオフィスを運営する事業者にとって、無人化は人件費削減と24時間営業を同時に実現できる魅力的な選択肢です。しかし実際に無人運営を始めると、「正規の利用者以外が入室している」「会員証を使い回されている」「利用時間が正確に把握できない」といった問題が出てくるケースは少なくありません。
この記事では、シェアオフィスの無人運営で生じる鍵管理と利用時間把握の課題を整理したうえで、顔認証システムによってコワーキングスペースの入退室管理をどう効率化できるかを解説します。
無人店舗の運営の仕組みを改善する方法やセキュリティ対策全体のことについてはこちらの記事をご覧ください。
シェアオフィスが無人運営だとどんな問題がある？従来の「鍵」問題を解説
コワーキングスペースやシェアオフィスを無人で運営する場合、入室を管理する仕組みが施設のセキュリティに直接関わってきます。スタッフがいない状況では、入室してきた人物が正規の利用者かどうかをその場で確認する手段がありません。ここでは、無人運営における従来の鍵管理が抱える問題を解説します。
正規の利用者と部外者を判別できない
暗証番号やICカードによる入退室管理では、「暗証番号を知っている人・会員カードを持っている人が正規の利用者である」という前提があります。この時、利用者全員が正しく番号やカードを使っていれば何の問題も起きませんが、利用者が増えるにつれてルールを守らない人も出てくる可能性があります。
暗証番号は、知っている人間であれば誰でも入室できます。正規の会員が知人に番号を教えた場合、あるいは番号が何らかの形で漏洩した場合、部外者が自由に施設を使える状態になってしまいます。ICカードやアクセスキーも同様で、カードを持っている人間が本人かどうかをシステムは判断できません。無人の時間帯にスタッフが目視確認できないと、部外者が入ってきても咎める人は誰もいません。
問題が発覚するのは、施設内でトラブルが起きたとき、あるいは入退室ログを後から確認したときです。誰が実際に入室していたかを証明する手段がなければ、トラブルへの対応も後手に回ってしまいます。施設の安全を守るためには、入室の瞬間に「この人は正規の利用者か」を自動で判断できる仕組みが必要です。
会員証の使いまわしや不正利用
コワーキングスペースでは、月額会員や時間制プランなど複数の料金体系が混在するケースが多く、会員証の使い回しによる不正利用が収益に関わる問題になります。
ICカードやQRコードは他人に渡すことができます。月額会員の友人からカードを借りて無料で利用する、QRコードをスクリーンショットして複数人で共有するといった行為は、スタッフがいない時間帯では発見が困難です。1人分の会費で複数人が利用するという状況が続くと、施設の収益に関しての大きな問題になり得ます。
退会した会員のアクセス権限を削除し忘れた場合も、元会員が引き続き施設を利用できる状態が続きます。月額会費の引き落としが止まった後も入室できてしまうという状況は、管理が行き届いていないコワーキングスペースでは実際に起きやすい問題です。会員証による管理は、「全員が正しく使っている」という前提の上に成り立っており、無人運営ではその前提を維持することが難しくなります。
コワーキングの利用時間把握についての課題！アナログが抱える問題とは
コワーキングスペースを運営するうえで必ず問題として浮かび上がってくるのが、どうやって利用時間の把握をするかということです。時間制プランや従量課金制を採用している施設では、利用時間の記録が請求の根拠になります。しかしアナログな方法で利用時間を管理している施設では、記録の正確性に構造的な問題が生じています。ここでは、利用時間の把握における課題を解説します。
タイムカードや自己申告が抱える問題
時間制のコワーキングスペースでは、利用者が入室・退室した時刻を正確に記録することが、適切な料金請求の前提になります。しかしタイムカードや自己申告による管理では、この記録の正確性を担保することが難しい状況があります。
タイムカードは打刻を忘れるケースが発生します。入室時の打刻を忘れたまま利用を開始した利用者が、退室後に時刻を遡って記録するという状況が生まれます。この場合、実際の利用開始時刻と記録上の時刻がずれることになります。修正対応のたびに管理者への連絡が必要になり、その確認作業が担当者の負担として積み重なります。
自己申告による管理はさらに信頼性が低くなります。「何時から何時まで利用した」という申告を利用者の記憶と誠実さに委ねる仕組みでは、意図的な過少申告を防ぐ手段がありません。特に無人の時間帯では、申告内容を検証する方法がなく、実際の利用時間より短く申告されても気づけません。時間制プランの収益が実態より低くなっているとしても、その原因を特定することが難しい状況が続きます。
システム連携ができないと不正が野放しに
利用時間の記録が正確であっても、その記録が請求システムや会員管理システムと連携していなければ、手動での転記作業が発生します。この手作業が不正の温床になるケースがあります。
記録と請求が別々のシステムで管理されている場合、担当者が入退室ログを確認しながら請求金額を手動で計算する必要があります。この作業が複雑になるほど、ミスや見落としが発生しやすくなります。悪意がなくても計算ミスによる過少請求が常態化すれば、施設の収益に影響が出ます。
より深刻なのは、記録とシステムが連携していないことで、不正な利用が発覚しにくくなるという問題です。入退室の記録が手書きや個別のスプレッドシートで管理されている場合、退会済みの会員が入室していても、会員管理システム側ではそれを検知できません。入退室の記録と会員ステータスを照合する仕組みがなければ、不正な利用は事実上野放しになります。利用時間の正確な把握と不正防止を同時に実現するためには、入退室の記録がリアルタイムで関連システムに反映される仕組みが不可欠です。
コワーキングスペースの入退室管理には顔認証システムが最適
ここまで見てきた問題——部外者の入室、会員証の使い回し、利用時間の不正申告、システム連携の欠如——はいずれも、「入室の手段が本人以外に使われうる」か「記録が自動で生成されない」という共通の原因から生じています。顔認証システムはこれらの問題を同時に解決できます。ここでは、コワーキングスペースの入退室管理に顔認証システムが最適な理由を解説します。
会員プランに応じた「エリア別アクセス制限」の付与
コワーキングスペースでは、月額会員、時間制プラン、法人契約など複数の料金体系が混在することが多く、プランによって利用できるエリアや時間帯が異なるケースがあります。顔認証システムでは、登録した会員ごとに入室を許可するエリアと時間帯を細かく設定できます。たとえば「フリーデスク会員はオープンエリアのみ」「個室プランの会員は専用ブースも解錠可能」といった細かなコントロールをしながら運用できるのが強みです。
顔認証システムを導入すると、システムに登録してある顔の持ち主しかその部屋に入れません。そのため、安いプランの会員が勝手に有料の会議室を使ってしまうといった、シェアオフィス特有の無断利用などのトラブルを物理的にシャットアウトすることができるのです。
ちなみに、オープンセサミの顔認証システムで特定の客に権限を与える方法は簡単で、パソコン上でその客のデータにアクセスしてクリックするだけでOK。逆に権限を削除する時も同じやり方でできます。
正確なログを取得できる
コワーキングスペースの入退室管理に顔認証システムを導入することで、「誰が・何時何分に入室し・いつ退出したか」を秒単位で正確に記録できます。コワーキングスペースを使うことと部屋に入ること・出ることというのはセットであり、必ず発生することです。その、「部屋に入ること・出ること」に顔認証システムを連動させることによって、入退室のログが確実に残るので、他にタイムカードやQRコードなどの手段は必要なくなります。
このことで、ドロップイン客の利用時間に応じて分単位・時間単位の自動課金がミスなく行えるようになります。そうすると、無断延長による未払いがなくせると同時にスタッフによる集計や計算の手間もゼロにすることができます。
手ぶらでスムーズ！顔パスチェックイン
コワーキングスペースを利用する会員にとって、チェックインの手間はできるだけ少ない方が望ましいです。仕事に集中するために来ている利用者が、入室のたびにカードを取り出したりアプリを起動したりする必要があれば、小さなストレスが毎回積み重なります。
顔認証であれば、施設に到着して顔をカメラに向けるだけで入室が完了します。スマートフォンも会員カードもQRコードも不要です。荷物を両手に持ったままでも、立ち止まることなく入室できます。打ち合わせや作業の合間に短時間だけ利用するという使い方が多いコワーキングスペースでは、この手軽さが利用者の満足度に直結します。チェックインの体験がスムーズであることは、リピート利用や口コミによる集客にもつながります。
システム連携で無人でも管理が可能
顔認証システムで記録された入退室情報を、会員管理システムや請求システムに連携することができれば、無人での管理がもっと便利になります。手動での転記作業がなくなることで、計算ミスや見落としによる過少請求のリスクが減ります。退会済みの会員の入室記録が会員管理システムと照合されれば、不正な利用を自動で検知する仕組みを作ることもできます。
予約システムとの連携が実現すれば、予約した時間帯のみ入室を許可するという設定を自動で行うことも可能になります。予約・入室・請求という一連の流れをシステムが自動で完結させることができれば、スタッフが介在しなくても正確な運営が維持されます。こうしたシステム連携の実現可能性は、顔認証システムを選ぶ際に確認しておきたい重要なポイントの一つです。
オープンセサミでコワーキングスペースの入退室管理を！シェアオフィスを無人化しよう
コワーキングスペースやシェアオフィスの無人運営で生じる部外者の入室、会員証の使い回し、利用時間の不正申告、システム連携の欠如——これらはすべて、入室管理と記録の仕組みを人の手に委ねていることから生じる問題です。顔認証システムへの切り替えによって、入室管理・利用時間の記録・アクセス制限をシステムが自動で担う仕組みに移行でき、スタッフなしでも正確に運営が回るコワーキングスペースを実現できます。
オープンセサミの顔認証システムは、認証速度0.6秒・認証率99.99%以上のスペックで、登録された正規の利用者のみの入室を確実に管理します。会員プランに応じたエリア別のアクセス権限設定、曜日や時間帯による入室制限、入退室のたびに自動生成される正確なログ——これらの機能により、複数の料金体系が混在するコワーキングスペースの運営をシステムが自動で支えます。入退室データはCSV形式で出力できるため、会員管理システムや請求システムへの取り込みもスムーズに行えます。スマートフォンも会員カードも不要な手ぶら入室により、利用者にとってストレスのないチェックイン体験を提供できます。
登録人数は、機種によって違いはありますが、最大5万人まで対応しているため、小規模なシェアオフィスから大型のコワーキングスペースまで幅広く対応できます。
コワーキングスペースの入退室管理やシェアオフィスの無人化を検討している方は、まずお気軽にお問い合わせください。導入の相談・見積もりは無料で受け付けています。