最新のオフィスセキュリティは「顔」が鍵！顔認証による入退室管理を導入するメリット

オフィスへの入退室管理に、ICカードや暗証番号を使い続けている企業はまだ多くあります。そんな中、「カードを紛失した」「暗証番号が漏れているかもしれない」「退職者のカードが返ってこない」といったトラブルに、担当者が頭を悩ませているケースも少なくありません。こうした課題を解決するために、顔認証による入退室管理を導入する企業が増えています。
この記事では、ICカードや暗証番号が抱える限界を整理したうえで、顔認証システムをオフィスに導入することのメリットと選び方を解説します。

オフィスの鍵が顔認証に置き換わっているのはなぜ？ICカードや暗証番号の限界

オフィスの入退室管理に顔認証システムを導入している企業が増えてきていますが、これまで導入されてきたICカードや暗証番号にはどんな問題があるのでしょうか。ここでは、ICカードや暗証番号などの従来の方法が抱える問題について解説します。

ICカードの紛失・貸し借り

ICカードは「カードを持っている人を本人とみなす」仕組みです。つまり、カードさえあれば誰でも入室できます。紛失したカードが第三者の手に渡った場合、オフィスへの不正侵入を防ぐ手段がありません。しかも紛失に気づくまでにタイムラグが生じることが多いので、その間はセキュリティレベルが著しく低下したままになってしまいます。
貸し借りの問題も見過ごせません。「カードを忘れたから同僚に借りて入室した」というケースは、多くのオフィスで日常的に発生しています。管理上は本人が入室したことになっていても、実際には別の人間が入室している。これでは、いくら入退室記録をとっていてもその信頼性が失われるばかりです。また、退職時にカードを回収し忘れるケースも、オフィスの規模が大きくなるほど発生しやすくなります。

ICカードの見えない管理コスト

ICカードの管理には、目に見えにくいコストがかかっています。まず、カードを紛失するたびに再発行が必要です。新入社員が入るたびに発行し、退職者が出るたびに回収して無効化する。総務担当者はこの発行・管理・回収の作業を人の手でやり続けなければなりません。
さらに、従業員数が増えれば増えるほど、管理するカードの枚数も増えます。どの社員にどのカードが発行されているか、有効なカードが何枚あるか、未返却のカードはないか——こうした情報を常に正確に把握しておくことは、担当者にとって負担が大きいです。再発行費用そのものより、管理業務に費やされる時間と人件費の方がコストとして大きくなっているケースも珍しくありません。

暗証番号が抱える問題

暗証番号による入退室管理は、カードを持ち歩く必要がないという点でICカードより手軽に見えます。しかし暗証番号には、知っている人間が増えるほどセキュリティが下がるという問題があります。
番号は共有されます。正規の社員から別の社員へ、あるいは業者や来訪者へと、意図的にあるいは無意識のうちに伝わっていきます。そして番号が漏洩したと疑われる場面が生じたとき、変更するしか対処法がなく、番号を変更するたびに関係者全員へ知らせる必要があります。この周知が行き渡らないと、新たなトラブルが出てきます。「番号が変わったのに聞いていなかった」という状況は、セキュリティの問題と同時に、オフィスの運営上の混乱も引き起こします。暗証番号は管理が簡単なように見えて、使い続けるほど手間やセキュリティの問題、様々なトラブルが積み上がっていってしまうのです。

企業を守る！オフィスに顔認証での入退室管理を導入することのメリット

顔認証による入退室管理は、ICカードや暗証番号が抱える問題をどう解決してくれるのでしょうか。ここでは、オフィスに顔認証システムを導入することで得られる具体的なメリットを解説します。

「なりすまし」を防止できる

ICカードや暗証番号の最大の弱点は、「本人以外でも使える」という点にあります。顔認証はその弱点を取り除くことが可能です。顔は本人しか持っていません。カードのように貸し借りができず、番号のように教えることもできません。登録された本人が物理的にその場にいなければ、認証は成立しない仕組みです。つまり、顔認証を導入することにより、誰かが社員になりすましてオフィスの中に入るのは不可能になると言えるのです。

タイムカードの不正打刻をなくせる

多くの企業で課題になっているのが、タイムカードの不正打刻です。本人が来ていないのに同僚が代わりに打刻する「なりすまし打刻」は、ICカードでは防ぎにくい側面があります。
顔認証はこの問題を解決します。打刻と入室が同時に顔認証で行われる仕組みにすることで、「本人が実際にその場にいた」ことが記録として残ります。他の誰かが代わりに打刻することは物理的に不可能になります。勤怠記録の正確性が上がることで、給与計算の根拠が明確になり、労務トラブルも起こりにくくなります。

総務・人事の管理業務を削減

ICカードの発行・再発行・回収、暗証番号の変更と周知——こうした管理業務は、総務・人事担当者の時間を少しずつ、しかし継続的に奪っていきます。顔認証システムへ移行することで、これらの業務は大幅に削減されます。
新入社員の入社時には顔データを登録するだけでオフィスに入室できるようになります。退職時には顔データを削除するだけでその権限が失われます。カードの発行も回収も、番号の変更も周知も必要ありません。人事異動で誰かの所属部署が変わった場合も、システム上でアクセス権限を変更するだけで対応が終わります。担当者が管理業務に費やしていた時間を、他の業務に充てられるようになります。

重要エリアの入室制限もできる

オフィスの中でも、サーバー室や役員フロア、研究開発部門など、入室できる人間を厳密に制限しなければならないエリアがあります。ICカードでもエリアごとの制限は設定できますが、カードの貸し借りや紛失という問題が残ります。
顔認証であれば、エリアごとに入室を許可する人物を細かく設定できます。特定の役職以上の社員のみ、特定のプロジェクトメンバーのみといった形で、入室権限を人単位で管理することが可能です。さらに曜日や時間帯によるアクセス制限を組み合わせることで、「このエリアは平日の業務時間内のみ入室可能」といった運用もできます。重要な情報や機密データを扱うエリアへの入室を、人の判断ではなくシステムが自動で管理できる点は、企業のセキュリティ対策として非常に効果的です。

最新のオフィスセキュリティって？顔認証システムの賢い選び方はこれ！

顔認証システムを選ぶ際には、認証精度や速度だけが重要であるわけではありません。実際のオフィス環境で問題なく運用できるかどうかは、導入前に確認しておくべきポイントがいくつかあります。ここでは、顔認証システムを選ぶ時に失敗しないために押さえておきたい3つの点について解説します。

既存の勤怠・人事システムと連携できるか

顔認証システムを新たに導入したとしても、既存の勤怠管理システムや人事システムとうまく連携できなければ、管理業務が増えてしまうことがあります。たとえば顔認証で記録された入退室データを、勤怠システムに手動で転記しなければならない状況になると、導入前よりも担当者の負担が増えるケースがあります。
製品を選ぶ際には、自社が現在使っている勤怠・人事システムと連携できるかどうかを必ず確認してください。連携実績があればデータが自動で反映されるため、二重管理の手間がなくなります。直接連携できない場合でも、CSVなどの汎用的な形式でデータを出力できれば、既存システムへの取り込みが可能な場合があります。導入前にシステム担当者と連携の可否を確認しておくことが、後のトラブルを防ぐうえで重要です。

サングラスやマスク着用時でも認証できるか

マスクの着用が日常的になった今、マスクをしたまま顔認証を通過できるかどうかは、オフィスへの導入において無視できないポイントです。マスク着用時に毎回認証が失敗するようでは、入口での混雑やストレスが生まれ、顔認証を導入した意味が薄れてしまいます。かと言っていちいちマスクを外していたのでは、感染症予防の意味がなくなるだけでなく、認証に時間がかかり行列ができてしまうかもしれません。
顔認証システムの中には、マスクや帽子、サングラスを着用した状態でも認証できるものがあります。顔全体ではなく、目元や眉などの特徴を重点的に読み取るAIを搭載した製品であれば、顔の一部が隠れていても認証が可能です。花粉症の季節や冬場に風邪が流行っている時にマスクをした人が増えても、マスクをしたままで問題なく認証できるかどうか、顔認証システムを導入する前に確認しておきましょう。オープンセサミの顔認証システムなら、顔の20％が出ていればマスクや帽子、サングラスをつけたままでも認証可能です。

認証のために行列ができないか

顔認証の認証速度が遅い製品を導入すると、出社時間帯に社員が集中した際に入口で行列ができることがあります。1人あたり数秒の認証時間でも、100人が同じ時間帯に出社すれば、最後の社員が入室できるまでに相当な時間がかかります。これにより遅刻の不安や社員のストレスにつながるだけでなく、入口付近の混雑がセキュリティ上の問題を引き起こすこともあります。
顔認証システムを選ぶ際には、認証速度が速いことはもちろんのこと、入室する社員が歩きながらでも認証が完了できるシステムを選ぶと理想的です。オープンセサミの顔認証システムは認証速度がわずか0.6秒・3ｍ手前から認証可能・5人まで同時認証可能という「ウォークスルー認証」の機能を搭載しています。オープンセサミは、多くの社員が利用する環境でも入口での滞留が起きにくい設計になっています。

オープンセサミの顔認証システム導入でオフィスの入退室管理・セキュリティを最新のものに

オフィスの入退室管理を顔認証システムに切り替えることで、ICカードや暗証番号が抱えていた問題を解決できます。なりすましの防止、タイムカードの不正打刻の排除、総務・人事の管理業務の削減、重要エリアへのアクセス制限——これらをすべて、一つのシステムで実現できます。
オープンセサミは、オフィスの入退室管理におすすめできる顔認証システムです。正確な入退室記録に加え、既存の勤怠管理システムや人事システムともCSVデータを使って連携が可能です。また、マスクや帽子、サングラスをつけたままでも、顔の20％が出ていれば問題なく認証できます。さらに、「ウォークスルー認証」の機能があるため立ち止まることなく入室でき、行列ができにくい仕様になっています。
オフィスのセキュリティ強化や入退室管理の効率化を検討しているご担当者は、まずオープンセサミへお問い合わせください。導入の相談・見積もりは無料で受け付けています。