オフィスの入退室管理コストを削減！ゲストカード管理をなくし顔認証で総務の業務効率化を
オフィスの入退室管理にICカードを使っている企業では、総務担当者がカードの発行・回収・管理という作業を延々と続けています。新入社員が入るたびにカードを発行し、退職者が出るたびに回収し、来客や業者にはゲストカードを貸し出して返却を確認する——これらの作業は一つひとつは小さく見えても、積み重なると総務担当者の業務時間を大きく奪ってしまいます。
この記事では、ICカードによる入退室管理でかかるコストと手間を整理したうえで、顔認証システムによって総務の業務をどう効率化できるかを解説します。
オフィスへ顔認証システムを導入することの全体的なメリットについてはこちらの記事をご覧ください。
オフィスのICカードによる入退室管理はコストがかかる！その実態とは
ICカードによる入退室管理は、導入時のコストだけでなく、運用を続ける限り発生し続けるコストがあります。それは金額としてのコストではなく、担当者の作業時間という形であることが多いです。ここでは、ICカードの入退室管理にかかるコストの実態について解説します。
入退社や異動のたびに発行・回収の必要がある
ICカードの管理で最も手間がかかる作業の一つが、入退社や人事異動のたびに発生するカードの発行と回収です。新入社員が入社するたびにカードを準備し、アクセス権限を設定して本人に手渡す。退職者が出るたびにカードを回収し、システム上で権限を無効化する。部署異動があればアクセスできるエリアの権限変更も必要です。
一件あたりの作業時間は短くても、入退社や異動が重なる時期には複数の対応が同時に発生することがあります。特に年度末や採用シーズンは、本来であれば別の業務に集中したい時期に、カード管理の作業が集中することが多いです。もし退職者からカードを回収し忘れてしまった場合、権限が残ったままになり社内のセキュリティが著しく低下してしまいます。しかも返却を確認する仕組みがなければ、退職者がカードを持ち帰ったままになっていても担当者は気づけません。つまり、担当者は常に気を張ってカードの発行や回収を行っているのです。
予備カードの管理・誰がどのカードを持っているかの管理が大変
ICカードの管理で見落とされがちなのが、予備カードの存在です。カードの紛失や破損に備えて、多くの企業では一定数の予備カードをストックしています。この予備カードをどこに保管するか、何枚残っているか、誰がどのカードを持っているかを常に把握しておかなければならず、地味ながら継続的に管理コストがかかります。
社員数が増えるほど、発行済みのカードの総数も増えます。Aさんのカードはどれか、Bさんは現在何枚持っているか、未返却のカードはないか——こうした情報を台帳やシステムで管理し続けることは、担当者にとって単純ではあっても油断できない業務です。管理が行き届いていないと、どのカードが有効でどのカードが無効なのかが分からなくなり、セキュリティの実態が把握できない状態になってしまいます。カードの枚数が増えれば増えるほど、この管理の難易度は上がっていきます。
オフィスのゲストカード管理は総務にとってのストレス！その理由って？
社員のICカード管理だけでも手間がかかる中、来客や業者へのゲストカードの管理には、また別の種類のストレスがあります。社員とは異なり、来客や業者は毎回異なる人物が訪れるケースも多く、その都度対応が必要になります。ここでは、ゲストカードの管理が総務担当者にとって負担になる理由を解説します。
来客や業者への貸し出しと回収忘れのトラブル
来客や業者がオフィスに入室する際、ゲストカードを貸し出している企業は多くあります。しかしこのゲストカードの貸し出しと回収が、実際の運用では思いのほか手間のかかる作業になります。
貸し出しの際には、来客の氏名や訪問目的を記録し、カードを手渡す必要があります。問題は帰り際の回収です。打ち合わせが終わった来客がそのままカードを持って退館してしまうケースは、多くの企業で経験があるはずです。悪意がなくても、カバンの中に入ったまま気づかずに持ち帰ってしまうことはどうしても起こります。
回収し忘れたゲストカードは、そのままオフィスへの入室手段として機能し続けます。カードを無効化するまでの間、見知らぬ人間がオフィスに入室できる状態が続くことになります。回収忘れが発覚するたびに無効化の手続きを行い、新しいカードを補充する——この繰り返しによって、担当者のストレスがどんどん溜まっていきます。
受付業務はセキュリティとおもてなしの両立が難しい
来客を迎える受付業務には、セキュリティとおもてなしという、全く違う二つの役割が同時に求められます。この二つは、担当者にとってバランスをとるのが難しいです。
セキュリティの観点からは、来客の身元を確認し、入室できるエリアを制限し、滞在中の行動を把握することが求められます。一方でおもてなしの観点からは、来客を気持ちよく迎え、待たせず、手続きの煩雑さを感じさせないことが求められます。
しかし実際の受付現場では、この二つがぶつかる場面が少なくありません。身元確認のために来客を待たせれば、おもてなしの質が下がります。スムーズな案内を優先すれば、確認が甘くなりセキュリティが緩みます。担当者が一人で受付に立っている場合、来客が重なった瞬間に対応が追いつかなくなることもあります。ゲストカードの貸し出しと回収、記録の記入、入室エリアの案内——これらをすべて笑顔でこなすのは、担当者にとって決して簡単なことではありません。
カードレスだとこんなに変わる！顔認証で総務の業務効率化がかなう
ここまで見てきたICカードの発行・回収・管理の手間、ゲストカードの貸し出しと回収忘れ、受付でのセキュリティとおもてなしの両立——これらの問題は、「カードという物を使って入室を管理している」ことが共通の原因です。ここでは、ICカードを顔認証システムに切り替えることで、これらの問題がどう変わるのかを具体的に解説します。
発行も回収も必要なし！パソコンで登録・解除が可能
顔認証システムでは、入室の権限をカードではなく顔データで管理します。カードという物が存在しないため、発行も回収も最初から必要がありません。新入社員の入社時は顔データをパソコンから登録するだけで入室権限が付与され、退職時は顔データを削除するだけで権限が失われます。
人事異動でアクセスできるエリアを変更する場合も、システム上の設定を変えるだけで対応が完了します。担当者がカードを手に取って何かをする必要は一切ありません。退職者がカードを返し忘れても担当者が気づけないという問題も、顔データを削除した瞬間に確実に権限が失われるため、そもそも発生しません。
年度末の入退社が集中する時期でも、パソコン上での登録・削除作業だけで対応が完結します。カードの在庫管理や台帳の更新、未返却カードの確認といったカードに付随する作業がまるごとなくなることで、担当者が入退室管理に費やす時間を大幅に削減できます。
ゲストも顔パスで入館可能
ゲストカードの貸し出しと回収という問題も、顔認証システムの導入によって解消できます。顔認証システム「オープンセサミ」の場合、来客や業者が訪問する前にスマホで撮った顔写真をメールなどで送ってもらい、それをシステムに登録しておけば、当日は顔をカメラに向けるだけで入館が完了します。カードを手渡す必要も、帰り際に回収する必要もありません。
訪問が終わったらシステムから顔データを削除するだけで、入室権限は即座に失われます。カードを持ち帰られても入室できてしまうというリスクがなくなるので安心です。
受付でのおもてなしとセキュリティの両立という問題も、顔認証によって大きく改善されます。来客が受付に到着した瞬間に顔認証が自動で完了するため、担当者が手続きのために来客を待たせる時間が最小限になります。本人確認はシステムが行うため、担当者はその分を来客への声かけや案内に充てることができます。セキュリティを維持しながら、来客をスムーズに迎えるという二つの役割を、顔認証システムが同時に担ってくれるのです。
顔認証による総務の業務効率化ならオープンセサミ！オフィスの入退室管理コストの削減が可能
ICカードの発行・回収・管理にかかる手間、ゲストカードの回収忘れ、受付でのセキュリティとおもてなしの両立——これらはすべて、カードという物を使って入室を管理していることから起こる問題です。顔認証システムへの切り替えによって、こうした問題をまとめて解消し、総務担当者が入退室管理に費やしていた時間とコストを削減できます。
オープンセサミの顔認証システムは、認証速度0.6秒・認証率99.99%以上のスペックで、社員とゲストの入室を正確に管理します。パソコンからの顔データの登録・削除だけで権限の付与と解除が完結するため、カードの発行・回収にかかる作業がまるごとなくなります。ゲストの顔データを事前に登録しておけば、来客当日はカードの貸し出しも回収も不要になり、受付業務の負担も大幅に減らせます。
オープンセサミは、小規模なオフィスから大企業まで、幅広い規模の環境に対応しています。登録人数は機種を選べば5万人まで対応しているため、従業員数や来客数が多い企業でも問題なく運用できます。
オフィスの入退室管理コストの削減や総務業務の効率化を検討しているご担当者は、まずお気軽にお問い合わせください。導入の相談・見積もりは無料で受け付けています。