民泊の運営代行コストを削減！清掃時の鍵渡しやスタッフの入退室管理を顔認証で効率化
民泊を経営しているオーナーの多くが、チェックイン対応や清掃手配、トラブル対応を丸ごと任せられる運営代行サービスを活用しています。しかし「手数料が想像以上に高い」「清掃スタッフへの鍵の受け渡しが毎回面倒」「本当に清掃が完了しているのか把握できない」という不満の声は絶えません。
この記事では、民泊の運営代行コストを押し上げている原因を整理したうえで、顔認証システムを導入することで清掃時の鍵渡しとスタッフの入退室管理をどう効率化できるかを具体的に解説します。
民泊の無人化のために鍵の受け渡しや本人確認をどうするか、全体的な解決策についてはこちらの記事をご覧ください。
民泊の利益を圧迫する運営代行コスト！なぜそんなに高いのか？
民泊の運営代行サービスを使えば、オーナーが現地に関わらなくても施設を稼働させ続けることができます。その利便性は大きい一方で、毎月の手数料が積み重なることで、想定していた収益が残らないと感じているオーナーも少なくありません。ここでは、民泊の運営代行コストが高くなる理由などについて解説します。
代行手数料が高い理由
運営代行の手数料が高くなる主な理由は、業務の大部分が「人の手」に依存しているからです。
チェックインの対応、宿泊者からの問い合わせへの返答、清掃業者との日程調整、鍵の受け渡し、チェックアウト後の状態確認、備品補充の手配。これらのほぼすべてが、人的労働によって成り立っています。特に鍵の管理と清掃スタッフの手配・管理は、代行業者がコストをかけざるを得ない業務の代表格です。
宿泊者が滞在するたびに清掃が必要になり、毎回鍵の受け渡しや清掃完了確認が発生します。この繰り返しの中に、削減できない固定の人件費が埋め込まれています。
コストカットは可能！
こうした手間は民泊運営にとって避けられないことに見えるかもしれません。しかし実際には、人の介入が必要な業務のうち相当な部分を、テクノロジーに置き換えることができます。
特に効果が大きいのが、鍵の受け渡しとスタッフの入退室管理です。この2つの業務を顔認証システムに任せることで、人手を介した運営を減らすことができます。その結果として、代行業者への依存度やコストを下げることが可能になります。
民泊の清掃業者やスタッフへの鍵の受け渡しはトラブル続出！？
清掃スタッフに施設を掃除してもらうためには、施設への入室手段を渡さなければなりません。この鍵の受け渡しが、民泊運営において意外なほど多くのトラブルの温床になっています。ここでは、そのトラブルにはどんなものがあるかについて解説します。
キーボックスの暗証番号漏洩
玄関先に設置するキーボックスは、物理的な鍵の受け渡しを不要にする手段として広く使われています。しかしキーボックスの暗証番号は、使う人間が増えるほど漏洩リスクが上がります。
清掃スタッフAさんに教えた番号が、別の業者や無関係な人物に伝わってしまうリスクは排除できません。またキーボックスの番号を変更するたびに、関係者全員へ改めて通知する必要があり、その管理作業だけでも相応の手間がかかります。番号変更の連絡漏れが起きれば、清掃スタッフが施設に入れないというトラブルに発展することもあります。
スマートロックでも暗証番号の管理が煩雑に
キーボックスの課題を解消するためにスマートロックを導入したオーナーも多いですが、スマートロックが万能かといえばそうとも言えません。
スマートロックの多くは暗証番号やアプリによる解錠を採用しています。清掃スタッフが複数いる場合、それぞれに別の番号を発行するか、同一番号を使い回すかの二択になります。前者は番号の管理が煩雑になり、後者は番号が流出した際のリスク管理が難しくなります。
さらに、清掃業者が変わるたびに番号の無効化と再発行の手続きが必要です。この作業を怠れば、退職したスタッフや取引を終えた業者が依然として施設に入室できる状態が続くことになります。
いつ掃除した？民泊のスタッフの入退室管理が見えないという不安
鍵の受け渡し問題を何とかクリアしたとしても、別の課題が残ります。「清掃スタッフが実際にいつ来て、いつ帰ったのか」が把握できないという問題です。ここでは、その問題について具体的に解説していきます。
「清掃未完了」を防ぐのは難しい
民泊の運営では、チェックアウトからチェックインまでの間に清掃を完了させなければなりません。この時間が短い日は特に、清掃が本当に終わっているかの確認が重要になります。
しかし実際には、清掃スタッフからの「完了しました」という連絡を受け取るだけで、オーナー自身が現地で確認することは難しい状況がほとんどです。万が一清掃が不十分なままチェックインが発生すれば、宿泊者からのクレームにつながり、レビューの評価低下という形で長期的な収益にも影響します。
清掃が完了した時刻を客観的な記録として残す手段がないと、こうしたトラブルへの対処も事後的なものにならざるを得ません。
正確な労働時間が分からない
清掃業務の委託費用は、多くの場合スタッフの作業時間をもとに算出されます。しかし「何時から何時まで滞在していたか」を正確に把握する仕組みがなければ、請求内容の妥当性を検証することができません。
報告書の時刻はスタッフが自己申告で記入するケースも多く、実態と乖離が生じても気づきにくい状況です。こうした不透明さが積み重なると、委託費用の過剰支払いが常態化するリスクがあります。
顔認証システムによる民泊のスタッフ管理のメリットを具体的に解説！
ここまで挙げてきた課題（鍵の受け渡しの煩雑さ、入退室の不可視化、労働時間管理の不透明さ）は、顔認証システムの導入によって解消できます。ここでは、顔認証システムのメリットについてご紹介します。
清掃業者への鍵渡しが不要に
顔認証システムを導入すると、清掃スタッフの「顔」が入室のための鍵になります。事前にスタッフの顔データをシステムに登録しておくだけで、スタッフは施設に到着した瞬間に自分の顔をカメラに向けるだけで入室できます。
物理的な鍵の受け渡しは完全に不要になります。キーボックスの暗証番号を教える必要も、スマートロックのパスコードを管理する必要もありません。清掃業者が変わっても、旧スタッフの顔データを削除して新スタッフの顔データを登録するだけで対応が完結します。番号変更の連絡ミスや、退職者が依然として入室できるといったリスクとは無縁になります。
正確な入退室記録が残る
顔認証システムは、入口を清掃スタッフが通過して認証が行われるたびに「いつ・誰が入口のドアを開けたか」のデータを自動でログに残します。清掃スタッフが施設に入った時刻と退室した時刻が、改ざん不可能な記録として蓄積されます。
この記録は複数の場面で活用できます。「清掃が指定時刻までに完了していたか」の確認に使えます。スタッフの実際の滞在時間と委託費用の請求内容の照合にも使えます。万が一施設内でトラブルが発生した場合、誰がいつ施設にいたかを証明する根拠にもなります。
報告書による自己申告型管理から、「システムが自動生成する入退室記録」による管理に移行することで、運営の透明性が根本から変わります。
曜日や時間を指定したアクセス制限で防犯対策も◎
顔認証システム「オープンセサミ」では、登録したスタッフごとに「入室を許可する曜日や時間帯」を設定できます。たとえば清掃スタッフであれば、特定の曜日のチェックアウト後からチェックイン前までの時間帯のみ入室を許可する設定が可能です。
この設定により、深夜や早朝の不審な入室を物理的に防ぐことができます。宿泊者がいる時間帯にスタッフが施設に入れる状態をなくすことで、プライバシートラブルの防止にもつながります。業者ごとに異なるアクセス権限を設定できるため、清掃スタッフ、設備メンテナンス業者、オーナー自身といった形で入室権限を細かく管理することも可能です。
民泊の運営代行コスト削減ならオープンセサミ！清掃時の鍵渡しもスタッフの入退室管理も◎
ここまで見てきたように、民泊の運営代行コストを圧迫している原因は、鍵の受け渡しとスタッフの入退室管理という二つの業務に集中しています。キーボックスの番号漏洩、スマートロックの管理煩雑さ、清掃完了の確認困難、労働時間の不透明さ…これらはすべて、「人の手を介した鍵管理」という構造的な問題から生じています。
顔認証システム「オープンセサミ」なら、それらの問題を解決することが可能です。スタッフの顔が鍵になるため、番号の発行・管理・変更という作業が不要になります。入退室のたびに正確なログが自動生成されるため、清掃完了の確認も労働時間の照合もスムーズに行うことができます。アクセス制限の設定により、許可された時間帯以外の入室を物理的に遮断できます。
オープンセサミは、民泊の運営代行コストの削減に役立つ顔認証システムです。民泊の規模や用途に合わせてモデルを選択でき、導入の相談・見積もりは無料で受け付けています。運営代行への依存を減らし、利益率を改善したいオーナーは、どんな小さなことでもお気軽にお問い合わせください。