オフィスのタイムカードは廃止すべき！？顔認証と勤怠管理の連携で代行打刻を防ぐ方法
タイムカードや打刻システムによる勤怠管理は、多くのオフィスで長年使われてきた仕組みです。しかし「同僚に代わりに打刻してもらった」「カードを忘れて後から修正してもらった」といった運用上の問題は、どれだけルールを徹底しようとしても完全にはなくなりません。こうした課題を根本から解決する手段として、顔認証システムと勤怠管理を連携させる方法が注目されています。
この記事では、タイムカード方式が抱える問題を整理したうえで、顔認証による代行打刻の防止と勤怠管理の効率化について解説します。
オフィスへ顔認証システムを導入することの全体的なメリットについてはこちらの記事をご覧ください。
オフィスのタイムカードを廃止した方が良い理由はこれ！
タイムカードや打刻システムによる勤怠管理には、運用を続ければ続けるほど担当者の負担が増えるという問題があります。ここでは、タイムカードを廃止した方が良い理由について解説します。
同僚による代行打刻が防げない
代行打刻とは、本人が出勤していないにもかかわらず、同僚が代わりにタイムカードを押したり打刻したりすることです。「少し遅れるから先に押しておいて」「今日は早退するけど定時まで押しておいて」といった理由で行われるケースが多く、悪意があるとは限りません。しかしその結果として、実際の勤務実態と勤怠記録が違うものになってしまいます。
タイムカード方式では、この代行打刻を防ぐ手段がほとんどありません。ICカードやPINコードによる打刻システムも同じく、カードや番号さえあれば本人以外が打刻できてしまいます。担当者がすべての打刻をリアルタイムで監視することは現実的ではなく、問題が発覚するのは給与計算のタイミングになることがほとんどです。
代行打刻が当たり前になると、実際には働いていない時間に対して給与を払うことになります。また、正確な労働時間が把握できなくなるため、残業時間の管理や法令に沿った労務管理にも支障が出ます。
「うちの社員はそんなことしない」という信頼だけでは、組織が大きくなるほど管理が追いつかなくなっていきます。
カードの押し忘れや紛失による修正が大変
タイムカードの押し忘れや紛失は、担当者にとって繰り返し発生する事務負担です。打刻を忘れた社員から「修正をお願いします」という連絡が来るたびに、担当者は記録の確認・修正・承認という作業を行わなければなりません。
この修正作業は、件数が少なければ大した手間には見えません。しかし社員数が増えると、月末の勤怠締め作業のたびに大量の修正依頼が集中します。本来であれば給与計算に集中すべき時期に、個別の修正対応ばかりに追われてしまうことになります。
カードの紛失が重なると、同時に再発行の手続きもしなくてはなりません。再発行中は仮の打刻手段を用意しなければならず、その間の記録管理がさらに複雑になります。タイムカード方式の管理にかかる手間やコストの多くは、こうした例外処理の積み重ねによって生まれています。ルールを守らない社員への対応も含めると、担当者が勤怠管理に費やす時間は想定以上に膨らんでいることがほとんどです。
顔認証で代行打刻を防止できるって本当？その仕組みについて解説
顔認証システムを勤怠管理に活用すると、代行打刻はそもそも発生しない仕組みになります。なぜそう言えるのか、ここではその仕組みを具体的に解説します。
顔は貸し借りできない
タイムカードやICカードによる打刻が代行打刻を防げない理由は、「打刻の手段を本人以外が使えてしまう」からです。
たとえば、カードは同僚に渡せます。しかし顔は、物理的に誰かに貸すことができません。顔認証による打刻は、本人がその場にいることが絶対条件です。「代わりに押しておいて」という依頼自体が、成立しなくなります。
遅刻しそうな社員が同僚に先に打刻を頼む、早退するのに定時まで打刻されたままにしてもらう——こうした行為は、顔認証の前では物理的に不可能です。打刻の瞬間に本人の顔が確認されるため、実際にその場にいない人間の記録が残ることはありません。さらに、担当者がすべての打刻を監視しなくても、システムが自動で本人確認を行ってくれるので安心です。
入退室記録がそのまま勤怠記録にもなる
タイムカード方式では、打刻と入退室が別々に管理されることがほとんどです。このことで、打刻はしたけれど実際には入室していない、あるいは退室後に打刻を忘れたといった状況が生まれやすく、記録の整合性を保つことが難しくなります。
顔認証システムでは、入室・退室の認証と打刻が同時に行われます。オフィスに入るために顔をカメラに向けた瞬間に出勤打刻が完了し、退室時の認証が退勤打刻になります。打刻のために別途操作する必要がなく、押し忘れという概念そのものがなくなります。
入退室の記録がそのまま勤怠記録になるため、「実際にオフィスにいた時間」と「勤怠システム上の労働時間」が一致します。修正依頼が発生しにくくなり、月末の勤怠締め作業にかかる手間が大幅に減ります。記録の信頼性が上がることで、労働時間の管理や残業の把握も正確に行えるようになります。
顔認証と勤怠管理の連携でできること！オープンセサミのメリットとは
顔認証システムによって代行打刻を防止し、正確な入退室記録を残せることは分かりました。しかし「今使っている勤怠管理システムとどうやって連携するのか」「法令対応にも使えるのか」という点が気になるご担当者も多いはずです。ここでは、顔認証システム「オープンセサミ」と勤怠管理を連携させる方法と、連携により具体的に何ができるのかを解説します。
CSV出力でスムーズに勤怠管理システムと連携可能
顔認証システムを導入しても、既存の勤怠管理システムとデータが連携できなければ、結局は手動での転記作業が発生してしまいます。オープンセサミの顔認証システムは、入退室データをCSV形式で出力できるため、多くの勤怠管理システムへの取り込みがスムーズに行えます。
CSV形式は、多くの勤怠管理システムや給与計算ソフトが対応している汎用的なデータ形式です。専用のシステム連携ツールがなくても、出力したCSVファイルを既存のシステムに読み込ませるだけでデータを反映できます。その場合、現在使っている勤怠管理システムをそのまま活かしながら、打刻部分だけを顔認証に置き換えるという運用が可能です。
システムの大規模な入れ替えや、高額な連携開発を必要とせずに導入できる点は、特に中小企業にとって現実的な選択肢になります。CSV形式で今お使いの勤怠管理システムとのシステム連携ができるかどうかの確認は必要ですが、代行打刻の防止と勤怠記録の正確化という課題を同時に解決できる可能性は高いと言えます。
働き方改革関連法にも対応できる
2019年に施行された働き方改革関連法により、企業には従業員の労働時間を客観的な方法で把握することが義務付けられています。自己申告のみによる管理では、この「客観的な把握」という要件を満たすことが難しくなってきています。
顔認証による入退室記録は、本人が実際にその場にいたことをシステムが自動で記録するものです。改ざんや代行打刻が難しくなるため、客観的な労働時間の記録として法令が求める要件を満たすことができます。残業時間の上限規制への対応においても、正確な労働時間データが自動で蓄積されるため、管理担当者が手動で集計・確認する手間が大幅に減ります。
法令対応は「やらなければならないこと」ですが、顔認証システムの導入によってその対応が業務効率化と同時に実現できます。法令を守るための対応を、わざわざ特別にしなくても良いという点が顔認証システムを導入する大きなメリットの一つです。
オープンセサミで代行打刻の防止！オフィスのタイムカードを廃止して顔認証と勤怠管理の連携を
タイムカードによる代行打刻の問題、押し忘れや修正対応の手間、労働時間管理の不透明さ——これらはすべて、「打刻を人の手に委ねている」ことから起こる問題です。顔認証システムへの切り替えによって、打刻の瞬間に本人確認が自動で行われる仕組みになり、こうした問題をまとめて解決できます。
オープンセサミの顔認証システムは、認証速度0.6秒・認証率99.99%以上のスペックで、本人以外の入室と打刻を確実に防ぎます。入退室データはCSV形式で出力できるため、現在使っている勤怠管理システムをそのまま活かしながら、打刻部分だけを顔認証に置き換えられる可能性が高いです。働き方改革関連法が求める客観的な労働時間の把握にも対応でき、法令対応と業務効率化を同時に実現できます。
タイムカードの廃止や顔認証システムの導入に興味があるご担当者は、まずお気軽にお問い合わせください。導入の相談・見積もりは無料で受け付けています。