食品工場のHACCP記録と勤怠管理を一つのシステムで！生体認証が解決
食品工場では、HACCP義務化により「入退室記録」が必須となりました。同時に、労働基準法により「勤怠記録」も正確に管理する必要があります。多くの工場では、HACCP記録と勤怠管理を別々のシステムで運用しています。しかし、これでは二重投資、二重運用、データの不整合など、多くの問題が発生します。
この記事では、一つの入退室管理システムで両方の要件をクリアし、運用コストを削減する方法をご紹介します。
食品工場の入退室管理の全体像については、こちらの記事をご覧ください。
食品工場で必要な2つの記録管理：HACCP記録と勤怠記録とは？
食品工場ではHACCP記録と勤怠管理、2つの記録管理が必要です。しかし、「HACCP対応で記録用紙が山積み…管理しきれない」「早番、遅番、技能実習生…複雑なシフトで『打刻ミス』や『代理打刻』が後を絶たない」といった悩みがあるのも事実。ここでは、2つの記録管理とはどんなものなのか・困りごとは何なのかについて挙げていきます。
HACCP記録管理とは？
2021年6月から全ての食品等事業者に義務化されたHACCP。HACCPで求められる記録には、例えば次のようなものがあります。
- 温度記録（加熱、冷蔵）
- 清掃記録
- 入退室記録（誰が、いつ、どこに入ったか）
- 従業員の健康状態記録
HACCPの前提となる衛生管理やフードディフェンスにおいて、入退室記録は必須です。入退室記録が必要な理由としては、製造工程の管理（誰が作業したか）のためや、食品事故発生時の原因究明のため、トレーサビリティ（食品の「足跡」を追跡できる状態にすること）の「信頼性」を補強する証拠になるため、外部監査での証明にするためといったことが挙げられます。記録の保管期間は製品の賞味期限＋1年間となっています。
勤怠管理とは？
労働基準法で求められる勤怠に関しての記録は例えば次のようなことです。
- 出勤時刻、退勤時刻
- 労働時間、休憩時間
- 残業時間、休日出勤
- 有給休暇の取得状況
勤怠記録が必要な理由としては、労働基準法への対応（法的義務）や、賃金計算の根拠、労働時間の適正管理（過重労働の防止）、労働基準監督署の調査対応などが挙げられます。記録の保存期間は5年間（2020年4月の法改正により、3年→5年に延長）となっています。
多くの工場が抱える「二重管理」の問題
多くの食品工場では、HACCP記録と勤怠管理を別々のシステムで運用しています。例えば、HACCP記録は手書きの入退室記録簿または入退室管理システム、勤怠管理はタイムカードまたは勤怠管理システムというようにです。
二重管理の問題点には、コストが二重にかかることはもちろんのこと、製造エリアの入退室記録と勤怠記録を別々に管理しているためデータの照合が必要なことや、タイムカードを他人が代理で打刻するなどのリスクが少なからずあります。
食品工場におすすめ！入退室管理システムで「HACCP記録 + 勤怠管理」を一元化
従来別々のシステムだったHACCP記録と勤怠管理を一つの入退室管理システムにまとめると、どんなメリットがあるのでしょうか。ここでは、そのメリットについて解説していきます。
入退室管理システムのリーダーを2箇所に置くことで得られるメリット
食品工場での入退室管理システムでは、システムは1つですが、端末（リーダー）は2箇所に設置するのが良いでしょう。これによって、設置場所によって異なる意味を持つ記録を一元管理できます。
例えば、通用口のリーダーは出勤記録になるので給与計算に使えます。製造エリアのリーダーは「作業開始」の合図になるのでHACCP記録に使えます。これらが別々のソフトではなく、一つの管理画面で紐づけて見られるのが最大のメリットです。
二重投資が不要
入退室管理システム1つでHACCP記録と勤怠管理の両方を満たせるので、勤怠管理システムが不要になります。このことにより、勤怠管理システム分のコストが削減になります。
データの一元管理
HACCP記録と勤怠管理の両方を同じシステムで記録するので、データの不整合が発生せず、信頼性も高いです。
不正打刻の防止
生体認証の入退室管理システムなら、本人以外は自分の打刻ができません。代理打刻やなりすまし打刻が不可能なので、正確な入退室管理が可能です。
HACCP監査や労働基準監督署の調査にも対応
入退室管理システムの記録は、改ざん不可能なデジタル記録です。HACCP監査や労働基準監督署の調査にも対応でき、調査時に即座に提出可能なのが嬉しい点です。
食品工場でHACCP記録と勤怠管理！従来の記録管理方法の3つの課題
手書き・ICカードなどを使って、不便を感じた経験はありませんか？ここでは、従来の記録管理方法ではどんな課題があるのかについて解説していきます。
手書き記録は記入漏れ・改ざんリスクがある
手書きの入退室簿は「記入漏れ」「判読不能」「改ざん」のリスクがあり、監査時の心証も悪いです。ファイリングの手間も膨大で、「記録すること」が大仕事になってしまっていることが問題です。また、タイムカードの勤怠記録では打刻漏れが発生したり他人が代理で打刻してしまったりと多くの問題が発生する恐れがあります。外国人実習生など多様な人材が働く現場で、ルールの徹底が難しいことも課題です。
ICカードは不正のリスクがある
ICカードをかざして入室する方法は、自動記録で記入漏れがないので一見良いシステムなのでは？と思えます。しかし、カードを他人に貸してしまうことで「Aさんが入室」と記録されるも、実際はBさんがAさんのカードを使ったという問題が発生する可能性があります。こうなると誰が入室したかが不正確です。ICカードを使った勤怠記録でも、代理打刻が可能になってしまうのでICカードによる入退室管理には課題が残ります。
別々のシステムで管理する煩雑さ
入退室管理システム（ICカードなど）と勤怠管理システム（タイムカードなど）の2つのシステムを別々に運用すると、もし2つのデータについて不明点があった場合、データの照合のために2つのシステムのデータを突き合わせる必要があり手間がかかるという課題があります。また、タイムカードで代理打刻されていても、入退室記録と照合しないと気づかないというデメリットもあります。
オープンセサミならHACCP記録と勤怠管理を一つのシステムで
オープンセサミは、食品工場に適した形で入退室管理ができる真皮指紋認証または顔認証システムです。従来の方法ではどうしても解決できなかった問題を、オープンセサミを導入すれば解決することが可能です。ここでは、オープンセサミの生体認証のメリットについて解説します。
生体認証で不正打刻を完全防止
オープンセサミの生体認証（顔認証・真皮指紋認証）なら、本人以外は絶対に認証できないので代理打刻やなりすまし打刻が不可能。「Aさんが入室」＝このAさんは「確実にAさん本人である」ことが言えます。ICカードはカードを貸せば他人でも打刻可能ですが、生体認証なら本人の顔や指紋が鍵になるので顔や指紋は他人には貸せず、その人本人しか自分の入退室を記録できないということになります。
自動記録でHACCP要件と労働基準法を同時に満たす
例えば、オープンセサミのリーダーを通用口と製造エリアの2箇所に設置すれば、通用口のデータは勤怠管理に、製造エリアのデータはHACCP記録に使えて、しかもそれを一つのシステムで管理できるので便利です。入退室を自動で記録できてHACCP要件と労働基準法を同時に満たすことができるオープンセサミなら、「記録」に関することの煩わしさが軽減されること間違いなしです。
セキュリティ区画ごとの「権限管理」も簡単
「正社員は全エリアOK」「パートタイマーは包装室まで」「外部業者は搬入口のみ」といった細かい権限設定（ゾーニング）も、管理画面で簡単に設定可能です。退職者が出た際も、システム上で削除するだけ。鍵の回収やシリンダー交換のコスト・手間が発生しないのが嬉しい点です。
手袋をつけたまま打刻可能（食品工場に最適）
オープンセサミの生体認証なら、顔認証・真皮指紋認証のどちらもニトリル手袋をつけたまま認証可能です。ここでは、顔認証・真皮指紋認証それぞれの認証時のメリットについてご紹介します。
顔認証
オープンセサミの顔認証は、マスク・帽子をつけたままでも顔の20％が出ていれば認証可能です。完全非接触だからニトリル手袋をつけたまま認証できますし、いちいちマスクを取り外さなくても大丈夫なので衛生的に入退室が可能です。交差汚染のリスクもありません。
もちろん両手が塞がっていてもOKだから、大きな荷物を搬入する時でもスムーズに製造エリアの入口を通過できます。3m離れていても5人まで同時認証・しかも0.6秒とスピーディーに認証が可能なので、ドアに向かって歩くだけで解錠でき、入口に行列ができません。
真皮指紋認証
オープンセサミの真皮指紋認証は、指の腹の表面の指紋ではなくその下の真皮の指紋を読み取るため、ニトリル手袋を着けたまま認証可能です。素手でリーダーを触らないので、衛生的に入退室できます。また、これによりニトリル手袋の交換の回数が減るので、コスト削減も叶います。
食品工場のHACCP記録と勤怠管理に関するよくある質問
Q1：ニトリル手袋をしたままでも本当に指紋認証できますか？
A：はい、認証できます。オープンセサミは表面の指紋ではなく、真皮（皮膚の内側の層）の指紋を読み取り認証するため、ニトリル手袋越しでも指紋を認識できます。
Q2：製造エリアへの入退室と、工場への出勤・退勤は違うのでは？
A：その通りです。そのため、以下のように使い分けることをおすすめします。
製造エリアのリーダー: HACCP記録（誰が製造に関わったか）
通用口のリーダー: 出勤・退勤の記録（勤怠管理）
例：
- 8:00 玄関（通用口）に入室 → 出勤時刻8:00
- 8:05 製造エリアに入室 → HACCP記録「8:05にAさんが製造エリアに入室」
- 17:25 製造エリアから退室 → HACCP記録「17:25にAさんが製造エリアから退室」
- 17:30 玄関（通用口）から退室 → 退勤時刻17:30
労働時間: 8:00〜17:30 = 9.5時間(休憩1時間を除く → 実労働8.5時間)
このように、1つのシステムで「勤怠記録」と「HACCP記録」を明確に使い分けることができます。
Q3：着替えの時間も労働時間に入りますが、対応できますか？
A. はい、可能です。 更衣室の手前に「出退勤用」の端末、製造エリアの入口に「HACCP記録用」の端末を設置することで、労働時間と作業時間を分けて正確に記録・管理できます。
オープンセサミの入退室管理システムでHACCPも勤怠管理も両方クリア！
食品工場では、HACCP記録と勤怠管理を別々のシステムで運用している場合が多く、二重投資、二重運用などの問題が発生しています。入退室管理システム（オープンセサミ）を導入すれば、HACCP記録と勤怠管理を一つのシステムで満たせます。
オープンセサミは、現場のセキュリティを高めるだけでなく、HACCPの「記録管理」と総務の「勤怠管理」を劇的に楽にするツールです。食品工場で「毎月の集計作業をなくしたい方」「監査対応にお困りの方」は、ぜひ資料請求を。どんな小さなことでもお気軽にお問い合わせください。